メール追客はまだイケる!スマートフォン時代のメールの活用方法とは

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メール追客

不動産会社様を訪問する中で、よく聞くお話の一つに、次のようなものがあります。

 

「メールを送っても全然返信が来ないんだよね・・・。」
「届いてるのか届いてないのかもわからないし、反響としても薄いから、そういうお客様の追客はすぐやめちゃうんだよ。」
「追客ツールの中では、メールはもう使わないかな。面倒だし。LINEの方が楽だしね。」

 

メールでの追客は、もはや終わった追客スタイルであるというお話です。

 

しかしながら、実際のところ、弊社のサービスをご利用いただいている会社様で非常に成果をあげられている営業スタッフ様は、なによりもメール追客を疎かにしていません。
なぜなら、メール追客こそが、エンドユーザーのお客様との距離をぐっと縮める最適な手法だからです。
成績優秀な営業スタッフ様こそ、メール追客を大切にし、新たなチャンスを生み出しています。

 

情報は基本的にスマートフォンで確認する時代

総務省が行った調査によると、インターネットの利用目的で最も多いのが「電子メールの送受信(メールマガジンは除く)」という結果が出ています。
この調査結果で注目すべき点は、全ての世帯において最も高いインターネットの利用目的が、電子メールの送受信であるという点です。

 

インターネット利用目的

図1:世代別インターネット利用の目的・用途(成人)
出典:総務省「平成27年版 情報通信白書」アクセス日:2016.6.7
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h27/html/nc372110.html

 

さらにその中でも、不動産に関する問い合わせが最も多い年代である30~39歳および40~49歳の利用率は、同年代の他の利用目的よりも高いことがわかります。
そして、別のデータでは、インターネットを利用する端末の種類として最も多いのが「自宅のパソコン」次に多いのが「スマートフォン」という結果となっています。

 

インターネット利用媒体

図2:インターネット利用端末の種類(平成26年末)
出典:総務省「平成27年版 情報通信白書」アクセス日:2016.6.7
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h27/html/nc372110.html

 

ここで注目したいのは、他の端末に比べ、スマートフォンの利用が自宅のパソコンにほぼ追いついているという点です。
このことから、ほとんどの人は自宅のパソコンのみならず、スマートフォンを使ってインターネットを利用し、スマートフォンでもメールの送受信を行っているのではないかと考えられます。

 

スマートフォンの利用目的として、なんとなく想像するのは、「ウェブサイトの閲覧」や「SNSの利用」等ではないでしょうか。
しかし、スマートフォンの爆発的な普及を背景に、フリーアドレス(iCloudやGmail、Outlookなど)を取得する人も増加し、活用している人も増えているのです。

 

フリーアドレスの利用者が増え続けており、インターネットの主たる利用目的であるメールの送受信という機会を、みすみす逃してはもったいないと思いませんか?

 

「でもメールって返事返ってこないし・・・。LINEだと簡単だし既読もつくから返信来るでしょ?」

と、考える方もいらっしゃるかと思います。

 

確かに今は、LINEやSMSで気軽に相手とコンタクトが取れるようになりました。
これらに比べると、メールはなんだかよそよそしいような、堅苦しい雰囲気が残っていることもわかります。
さらに、パソコン版のLINEでは、物件資料も添付できるので、お互い簡単に情報のやり取りができるという利便性もあります。
忙しい現代人、なかなか電話連絡が取れない方は「LINEでやりとりできれば・・・」というご要望が出てくるのもわかります。

 

しかし、ここでよく聞く「メールに比べてLINEの方が~~」というくだり、これ、本当にそうなのでしょうか。
「LINEだと気軽で便利な気がする」というだけで、誰もメールとの返信率の比較をしていないのではないでしょうか。

 

LINEやSMSは、短いメッセージをすぐに送受信できる点にメリットがあります。
たとえば、すでに送った情報がどうだったかという感想を聞くときや、内覧の日程調整を行うときなどは非常に便利です。
逆に、いくつもある物件のメリット・デメリットを細かく書くといったことや、大量に情報を送るというような、どうしても長文になってしまうメッセージには不向きなのです。
LINEの場合、一方的に長文になってしまうと、それは結局広告と変わらないため、むしろ返信が来なくなってしまう危険性も大いにありうるのです。

 

お客様にとって、LINEを使って気軽に物件の相談をしているはずが、そのLINEがただただ物件情報が送られてくるだけの広告代わりになってしまうことほど、やる気を損なうことはありません。
「手軽だから返事が来る」というのは、あくまでお客様が興味を持っている間だけです。
気軽で便利なツールであっても、結局のところ、営業スタッフ様のお客様に対する誠意が見えなければ連絡はいつか途絶えます。これはメールでもLINEでも同じです。

 

お客様のニーズは絶えず変化します。
一度聞いたニーズだけに頼って物件情報ばかりを送ることに、お客様は誠意を感じるでしょうか。

 

スマートフォンが普及したからこそのLINE・SMSではありますが、詳しい情報を得るという点においてはむしろ、ほどよい長文でも苦にならないメールという手法が大活躍する時代なのです。

 

冒頭で、成果を上げている営業スタッフ様はメール追客を疎かにしないとお伝えしました。
この方は、電話ではなかなか伝えきれない、LINEほど気軽に渡せるわけではないという情報を、メールを使ってお客様の興味をうまく引き出しているからです。

 

そして、メール対応がしっかりしている営業スタッフ様は、その後の電話連絡も非常につながりやすいという特徴があります。
また、反響が入った後の最初の電話対応がうまい営業スタッフ様は、その後のメールも返信がもらえる傾向にあります。
実は、この方たちが実践しているお客様の興味を引き出す方法は、物件頼みではありません。
自分自身に興味を持ってもらえるよう、絶え間なく努力をした結果なのです。

 

逆に、最初の電話がつながらなかった営業スタッフ様は、その瞬間に「あ、これは薄い反響だな」と根拠もなくはじめから諦めて、その後の電話連絡も怠りメールも雑になってしまう傾向にあります。

 

メールの返信が来ないような追客方法が、LINE・SMSなら大丈夫ということはまず無いでしょう。
物件情報ではなく、まずはお客様にどうすれば興味を持ってもらえるかといったアプローチを考えましょう。
(ちなみに、電話でお客様の興味を引く方法等は、過去の記事にもあります。ぜひご覧ください!)

 

メール追客を見直し、チャンスを増やす

「メールの返信があまりもらえないなぁ・・・。」と思われている方は、まずは一度ご自身のメールを客観視してみましょう。
自分自身では気を付けているつもりでも、何度も何度も同じメールを書いているうちに、気付かないミスやわかりにくい表現をしていることが多々あります。
特に今は、スマートフォンでメールを確認するお客様が多くいらっしゃいます。
メールも、スマートフォンに合わせた形で送るといった、ちょっとした心遣いで、読み手が抱く印象はがらりと変わります。

 

今すぐできるメール術

  1. お客様に送る前に、一度誰かに見てもらう

  2. 作成したメールは、そのままお客様に送るのではなく、一度社内でいろんな人に見てもらうことも有効な手段です。
    自分では大丈夫だと思っていた表現が、他の人から見たら「ん?」というような内容であったり、「もう少し丁寧に、具体的に」といったアドバイスがもらえると思います。
    もともと社内で共通の文章を使っているとしても、定期的に見直すようにしましょう。

  3. メールソフトの機能をうまく有効活用する

  4. 毎日使うメールソフトにも、探してみると意外と便利な機能があったりします。
    たとえば、朝は比較的メール作成の時間が取れるけど、メールを朝送信してもなかなか見てもらえてない気がする・・・ということもあるかと思います。
    そんな方は、メールの配信時間を指定する機能を使ってみましょう。
    代表的なメールソフトの一つであるOutlookには、この機能が備わっています。

 

1.メール作成画面のツールバーにある「オプション」→「配信タイミング」を選択

outlookのメール作成画面で配信のタイミングを選択

2.「プロパティ」の「指定日時以降に配信」部分を編集する

outlookのプロパティで指定日時以降に配信を編集

(※基本的は個別ごとに設定が必要です。

また、デフォルトの設定によっては配信時間が多少前後する場合もあります。

ご利用の際は、Outlookのヘルプページ等をご参照ください。)

 

当然ですが、お客様にもメールを読む余裕がある時間、無い時間があります。
メールを効果的に読んでもらうためにも、配信時間の工夫はしてみたいですね。

 

また、決まった文言があればあらかじめテンプレートを作成し登録しておくことや、誤送信を防ぐ機能を利用することも便利な機能として挙げられます。
あまり使ってないだけで、メールの手間を大幅に省いてくれるような機能も充実しているので、うまく活用してみましょう。

 

「でも、一人一人のお客様すべてに細かいメール追客をしてたら、とても時間が足りないよ・・・。」

もちろんその通りだと思います。
また、すべてのお客様に細かい対応をしても、長くは続けられないでしょう。

 

弊社では、そんな不動産会社様のメール追客をサポートするシステムやコンサルティングサービスを充実させています。

 

メール追客をもっと効率的に行いたい。
返信がもらえるメール作成に興味がある。

 

このようなお悩みをお持ちの方は、是非弊社までお気軽にお問い合わせください。

メール構成追客メール

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